Wanneer begin je met de planning?
Hoe eerder, hoe beter. December is een drukke maand: collega's zitten vol met verplichtingen, locaties zijn snel volgeboekt en leveranciers raken bezet. Reken op de volgende planning:
8 tot 10 weken van tevoren: Prik een datum en reserveer de locatie.
6 weken van tevoren: Verstuur een save-the-date.
4 weken van tevoren: Stuur de officiële uitnodiging met alle details.
2 weken van tevoren: Bevestig de aantallen bij je locatie en cateraar.
1 week van tevoren: Regel de activiteiten, decoratie en eventuele prijzen.
Een vrijdagmiddag vanaf 15:00 uur werkt bijna altijd goed: het is ontspannen, vormt een mooie overgang naar het weekend en niemand hoeft de volgende dag vroeg op.
De juiste locatie kiezen
De locatie bepaalt voor een groot deel de sfeer van je kerstborrel. Houd bij het kiezen rekening met:
Groepsgrootte: past iedereen comfortabel in de ruimte?
Sfeer: wil je een knusse kroeg, een grote feestzaal, of liever op kantoor?
Bereikbaarheid: is de locatie makkelijk te bereiken met het ov?
Catering: regelt de locatie eten en drinken, of zorg jij daarvoor?
Tip: boek een locatie altijd met een buffer. Een ruimte voor 40 mensen bij een groep van 30 geeft lucht en zorgt ervoor dat niemand op schoot hoeft te zitten.
Budget bepalen
Een duidelijk budget vooraf voorkomt verrassingen achteraf. Rekening houdend met locatie, catering en activiteiten, liggen de gemiddelde kosten tussen de €30 en €80 per persoon, afhankelijk van de schaal en ambities.
Verdeel je budget globaal als volgt:
Locatie: 30–40%
Eten & drinken: 40–50%
Activiteiten en decoratie: 10–20%
Buffer voor onverwachte kosten: 10%
Organiseer je op kantoor? Dan val je al een groot deel van de locatiekosten weg en kun je meer investeren in een leuke activiteit of kwalitatieve hapjes.
Uitnodigingen versturen
Een goede uitnodiging zet de toon én zorgt dat mensen de datum vrijhouden. Vermeld in elk geval:
Datum, tijdstip en locatie
Dresscode (foute kersttrui? Formeel? Casual?)
Programma op hoofdlijnen
Hoe te RSVP'en
Een vraag naar allergieën of dieetwensen
Stuur de uitnodiging bij voorkeur via e-mail én een kort berichtje in je teamchat. Zo vergeet niemand het.
Hapjes en drankjes regelen
Eten en drinken maken of breken een borrel. Zorg voor voldoende variatie, zodat iedereen — van vleesliefhebber tot vegan, van bierdrinker tot geheelonthouder — iets lekkers heeft.
Klassieke kerstborrel hapjes:
Bitterballen en mini-kroketjes
Bruschetta met tomaat en basilicum
Gevulde champignons
Kaas- en vleeswaren plateau
Kerstkoekjes en chocolade
Kerstse drankjes:
Glühwein (met en zonder alcohol)
Warme chocolademelk
Prosecco of cava
Mocktails met granaatappel en munt
Overweeg een cateraar in te huren als je groep groter is dan 20 personen. Dat scheelt je een hoop stress op de dag zelf.
