Begin op tijd met je kerstborrel organiseren
Leg de datum en locatie bij voorkeur acht tot tien weken vooraf vast. December loopt snel vol en collega's hebben vaak al afspraken staan. Een vrijdagmiddag of vroege vrijdagavond sluit vaak goed aan op de werkweek.
Maak eerst drie keuzes: hoeveel mensen verwacht je, hoeveel wil je besteden en wat moet de avond opleveren? Wil je vooral bijpraten, het jaar afsluiten of collega's uit verschillende teams met elkaar laten mengen? Het antwoord bepaalt de locatie, catering en activiteit.
8 tot 10 weken vooraf
Prik een datum, reserveer de locatie en maak een eerste gastenlijst.6 weken vooraf
Stuur een save-the-date en vraag naar dieetwensen.4 weken vooraf
Verstuur de uitnodiging, leg de catering vast en kies de activiteit.2 weken vooraf
Controleer de aanmeldingen en bevestig de aantallen.1 week vooraf
Maak het programma definitief en test scherm, geluid en internet.
Kies een locatie die past bij je team
Een kantoor kan gezellig zijn als je de ruimte anders indeelt dan op een gewone werkdag. Zet bureaus aan de kant, maak één plek voor eten en drinken en zorg voor voldoende zitplaatsen. Een café of zaal geeft meer afstand van het werk, maar let extra op bereikbaarheid en geluidsniveau.
Reserveer liever iets meer ruimte dan je strikt nodig hebt. Mensen bewegen tijdens een borrel, jassen nemen plek in en een quiz of muziekbingo heeft een duidelijke speelplek nodig. Bij een grotere groep helpen meerdere tafels om teams vanzelf te laten ontstaan.
Heeft je team collega's die op afstand werken? Richt dan een rustige plek in met scherm en microfoon. Een laptop midden tussen de borrelende gasten werkt zelden goed.
Maak een budget dat je kunt bewaken
Noteer vooraf wat je maximaal wilt besteden aan locatie, eten en drinken, activiteit, aankleding en een kleine reserve. Vraag of een leverancier per persoon, per uur of voor de hele groep rekent. Zo vergelijk je offertes eerlijk en voorkom je verrassingen.
Op kantoor houd je vaak geld over voor een onderdeel dat de avond persoonlijk maakt. Denk aan een korte terugblik, een teamprijs of een activiteit die collega's samen doen. Kies liever één goed uitgewerkt onderdeel dan vijf losse ideeën die allemaal aandacht vragen.
Een volwaardige alcoholvrije keuze hoort bij de basis. Hetzelfde geldt voor vegetarische, veganistische en allergenenvrije hapjes.
Stuur een uitnodiging waar mensen op reageren
Zet datum, tijden, locatie, dresscode en programma op hoofdlijnen bij elkaar. Vermeld ook hoe collega's zich aanmelden en voor welke datum je hun reactie nodig hebt.
Vraag meteen naar dieetwensen, allergieën en de vraag of iemand alleen bij het informele deel aanwezig kan zijn. Een korte reminder in de teamchat helpt naast de officiële uitnodiging.
